Beoordeling van de risico’s en de gevolgen daarvan voor onze ondernemingsstrategie staan continu op de agenda van het topmanagement. Dat is nog geen verzekering dat alles goed gaat, want de economische omstandigheden kunnen zo snel wisselen en de markten zijn zo volatiel dat het beoordelen van de mogelijke gevolgen een uitdaging blijft. Eén van de zaken waar we ons altijd op voor hebben gestaan is een conservatieve financiering met voldoende weerstandsvermogen. Gebeurt het onvoorstelbare dan toch, dan zijn er normaliter op basis van een uitermate gezonde balans en bankarrangementen met commitment, voldoende middelen beschikbaar om dat onvoorstelbare aan te pakken.

Risicobeheersings- en controlesystemen
In 2008 is een speciale functionaris aangetrokken die zich volledig richt op administratieve organisatie en interne controle, naast de functionele afdelingen die daarvoor verantwoordelijk blijven. Meten is weten is een belangrijk uitgangspunt bij risicobeheersing. Als je weet wat er gebeurt, dan kun je je beleid daarop aanpassen. Onder andere een centraal datawarehouse, waarin nagenoeg alle operationele en financiële data zijn vastgelegd, ondersteunt ons daarbij.
Alle bedrijfsonderdelen zijn daarom opgenomen of worden geïntegreerd in de centrale informatie- en beheerssystemen van de Groep. In 2008 is er vanuit die achtergrond wederom zeer veel aandacht geweest voor de volledige administratieve en beheersmatige integratie van de bedrijfsactiviteiten van EM-TÉ, nadat in 2007 belangrijke aanzetten voor dit project zijn gestart. De bewezen “in control” aanpak van de Sligro-zelfbedieningsgroothandels, waar een overeenkomstig administratief organisatorisch proces plaatsvindt, dient daarbij als leidraad. In 2009 verwachten wij dit geheel op onze kwaliteitsstandaarden te hebben.

Met uitzondering van een deel van Inversco vinden alle beheersmatige backoffice-activiteiten, waaronder die van de financiële afdeling, plaats op het hoofdkantoor. Hierdoor is maar beperkt sprake van indirect toezicht op de bedrijfsactiviteiten. Het toezicht op en de registratie van de processen vindt veelal direct plaats in daartoe gespecialiseerde centrale afdelingen. Mede door gebruik te maken van ICT-systemen kan het proces daardoor ook efficiënt plaatsvinden.

Dit vormt de basis voor de beoordeling van een adequate werking van het interne risicobeheersingssysteem en de daarmee verbonden interne controlemaatregelen. Dit komt tot uiting in de bewaking van de totale geld- en goederenbeweging en de verbanden daartussen door de financiële afdeling. Hierdoor kan worden vastgesteld dat de omzet volledig en juist geregistreerd is en dat daaruit de juiste inkomende geldstroom voortvloeit. Tevens vormt deze controle de bevestiging van de juistheid van de uitgaande geldstroom naar leveranciers.

Doordat Sligro Food Group op veel locaties opereert wordt bovendien veel van interne benchmarking gebruik gemaakt. Daarbij ondersteunt de managementinformatie de interne controle en vice-versa. Totaalcontroles vangen daarbij mogelijke leemtes in interne controle op, die samenhangen met de informele en ondernemende bedrijfscultuur, die mede aan de basis staat van het zakelijke succes van Sligro Food Group. Uiteraard zijn deze processen continu in beweging, waarbij overnames meestal aanleiding geven tot aanpassing. Behalve intern wordt de werking van de administratieve organisatie en interne controle getoetst door de externe accountant in het kader van de controle op de jaarrekening. De uitkomsten daarvan worden met de directie en buiten aanwezigheid van de directie met de raad van commissarissen besproken.

Door de centrale aanpak en de zeer directe aansturing van en controle op de bedrijfsactiviteiten door de directie en centrale staf, kan Sligro Food Group nauwelijks met “verrassingen” in het administratieve proces worden geconfronteerd bij de activiteiten die het centrale informatiesysteem toepassen. Gebleken is dat de periodieke verslaglegging een betrouwbaar inzicht geeft in de ontwikkeling van de bedrijfsactiviteiten. Behalve als gevolg van de integratie van nieuw overgenomen bedrijven is er geen behoefte aan belangrijke aanpassingen. Verbetering van betrouwbare, maar vooral doelgerichte managementinformatie achten wij een continu proces.

Op basis van wat in het voorgaande kort is samengevat, zijn wij van mening dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen een redelijke mate van zekerheid geven, dat de financiële verslaglegging geen onjuistheden van materieel belang bevat en dat deze systemen in het verslagjaar naar behoren hebben gewerkt. Op pagina 57 in het Jaarverslag 2008 is dat verwoord in onze bestuurdersverklaring. Wij hebben geen indicaties dat deze systemen in het lopende jaar niet naar behoren zullen werken.